World Sauna Forum – sauna-alaa edistämässä

World Sauna Forum on maailman suurin verkostoitumistapahtuma suomalaisen saunan kansainvälistymisen ympärillä. Tapahtumaa järjestää suomalaisten sauna-alan yritysten ja yhteisöjen verkosto Sauna from Finland.

Kesäkuun alussa lähes 400 ihmistä kokoontui kahdeksi päiväksi Jyväskylään keskustelemaan suomalaisesta saunaelämyksestä ja saunabuumista kansainvälisillä markkinoilla. Tapahtumapaikkoja oli useampi ja Paviljonki sai toimia yhtenä niistä, tarjoten upeat puitteet kansainvälisille vieraille.

World Sauna Forumin pääseminaari järjestettiin Paviljongin Intro-auditoriossa torstaina 6.6.2024 teemalla The Most Relaxing Business Event in the World. Teema innosti Paviljongin tapahtumatuottajaa ideoimaan yhdessä järjestäjän kanssa normaalisti viralliseksi ympäristöksi mielletystä auditoriosta viihtyisän elämyskeitaan seminaarin miljööksi.

Tapahtumatuottaja kävi ennakkoon läpi tapahtumajärjestäjän kanssa kaikki yksityiskohdat ja vieraiden logistiset siirtymät sekä tarjoilupisteet siten, että kävijäkokemus oli miellyttävä ja selkeä kokonaisuus Paviljongin tapahtumatiloissa järjestettynä.

Päivä alkoi rekisteröitymisellä aulaan rakennetulla rekisteröitymispisteellä ja tapahtumatilassa järjestetyllä kahvituksella, josta siirryttiin luontevasti asiaohjelmaan. Seminaari piti sisällään mielenkiintoisia puheenvuoroja ja aiheita suomalaisen saunan ympäriltä, ja puhujina nähtiin mm. Jasper Pääkkönen.

Asiaohjelman katkaisi tauko, jonka aikana osallistujat saivat verkostoitua rennossa ilmapiirissä Paviljongin viihtyisässä yläaulassa nauttien samalla Paviljongin ravintolakumppanin Food&Events Tapahtumaravintoloiden loihtimaa kevyttä lounasta. Uusissa kohtaamisissa lämpimässä ilmapiirissä kuvastui yhteinen innostus suomalaista saunaa kohtaan.

Seminaaritapahtumien aikatauluttamiseen tapahtumatuottajalla on monesti paljon annettavaa siitä, kuinka rakennetaan kävijälle paras mahdollinen kokonaisuus. Tauot ovat tärkeä osa seminaaripäiviä. Kävijät odottavat saavansa asiaohjelman lisäksi aikaa verkostoitua ja viihtyä tapahtumapaikalla ilman kiireen tuntua.

Tapahtumatiloina toimineet auditorio, aula ja yläaula oli somistettu tapahtuman brändivärein valoilla ja muilla suomalaista luontoa ja saunateemaa esiin tuovilla somisteilla, kuten koivupuisilla tilanjakajilla. Somistuksessa käytettiin Paviljongin omaa tapahtumarakentamista sekä kaluste- ja somistevalikoimaa. Lisäksi tunnelmaa tehtiin yhdessä paikallisten ja kotimaisten kumppaneiden kanssa, kuten Harvia, Tulikivi, Kukkakauppa Vehkanna ja Ecofurn. Kävijöille tuotiin suomalaisia elämyksiä lisäksi tarjoilemalla mm. perinteisten kokousvesien sijaan Kuohu Waterin tyylikkäät pullovedet, joista kerrotaan olevan ”The Finest Waters in the World”.

Sauna from Finlandin jäsenten lisäksi paikalla oli yrityksiä ja asiantuntijoita 25 eri maasta. Myös kansainvälisen median edustajat osoittivat laajaa kiinnostusta suomalaista saunaa ja sen monipuolisuutta kohtaan.

”Olemme saaneet tapahtumasta upeaa palautetta ja asiakkaat kuvasivat Jyväskylää ”piilotetuksi timantiksi”. Paviljongin tilat ja palvelut tarjosivat korkeatasoisen kohtaamispaikan, jonne oli ilo viedä kansainvälisiä asiakkaitamme.”

– Carita Harju, toiminnanjohtaja, Sauna from Finland

World Sauna Forum on maailman suurin verkostoitumistapahtuma suomalaisen saunan kansainvälistymisen ympärillä. Sillä on merkittävä rooli sekä kotimaisen että kansainvälisen yhteistyön edistämisessä, ja me Paviljongilla olimme iloisia ja ylpeitä saadessamme toimia tapahtumapaikkana!

Kuvat: Juho Juuruspolvi

kOTIPIZZALAISET YHTEISÖLLISYYTTÄ LUOMASSA

Kotipizza Group järjesti Kotipizza-yrittäjien ja Kotipizza-ketjun vuosittaisen Syysseminaarin ja iltajuhlatilaisuuden Paviljongilla 7.11.2023. Yksipäiväiseen tapahtumaan osallistui noin 200 osallistujaa.

Tapahtuma kerää kotipizzalaiset yhteen vuosittain syksyisin. Tavoitteena on luoda yhteisöllisyyttä sekä viettää aikaa yhdessä. Tapahtumalla halutaan myös palkita Kotipizza-yrittäjiä sekä juhlistaa yrittäjyyttä ja inspiroida yrittäjiä työssään.

Syysseminaari alkoi aamiaisella tapahtumaa varten räätälöidyssä tilassa, yhdessä Paviljongin tapahtumahalleista. Tila suunniteltiin kaksiosaiseksi, jolloin päivän asiaohjelma jatkui saumattomasti viereisessä seminaaritilassa. Tapahtuman tilat somistettiin brändivärein ja mm. isoilla, pahvisilla Kotipizza-hahmoilla sloganeineen. Ilme suunniteltiin yhdessä Kotipizzan markkinointitiimin kanssa ja huomioitiin ulkoa asti aulaan ja tapahtumatiloihin.

Päiväseminaari sisälsi asiantuntijapuheenvuoroja sekä yrittäjien puheenvuoroja rennosti yhdessä osallistuen. Seminaariosuuden moderaattorina toimi upea ja ammattitaitoinen Jarkko Tamminen.

Tapahtuman tekninen toteutus oli näyttävä kolmen screenin kokonaisuus, jossa voitiin samanaikaisesti esittää eri materiaaleja. Käytössä oli digitaalinen tapahtumasovellus, jolla saatiin vuorovaikutusta tapahtumaan. Kuulijat saivat interaktiivisesti äänestää ja esittää kysymyksiä, jotka näytettiin screenille. Kyseessä oli teknisesti haastava toteutus, jossa kaiken piti mennä sekunnilleen oikein. Paviljongin kumppaniyritysten ammattitaitoiset kuva-, valo- ja ääniteknikot hoitivat homman maaliin.

Maittava lounas nautittiin jälleen tapahtumatilan yhteydessä kuten aamiainenkin. Yhdessä Paviljongin ravintolakumppanin Food&Eventsin kanssa toteutetuissa tarjoiluissa otettiin huomioon kohderyhmän toiveet ja tarpeet.

Lounaan jälkeen tapahtuman puheenvuorot ja esitykset jatkuivat. Samalla osallistujille tarjottiin mahdollisuus käydä jo päiväseminaarin aikana ottamassa kampaus ja meikkaus iltagaalaa varten. Tämä toteutettiin viereisessä ruokailutilassa, jotta osallistujat saattoivat samalla kuunnella seminaariohjelmaa ja tilan käyttö optimoitiin.

Päivän osuus päättyi take away -iltapäiväkahviin, jotta ammattilaisemme ehtivät muokata saman tilan jälleen iltakäyttöön! Osallistujat pääsivät tällä välin majoittumaan ja valmistautumaan iltaan vain muutaman metrin päässä sijaitsevaan Solo Sokos Hotel Paviljonkiin.

Illalla osallistujat kerääntyivät illallisjuhlaan, jossa palkittiin Kotipizza-yrittäjiä erilaisten saavutusten sekä myyntitulosten perusteella. Ilta toteutettiin juhlavana gaalana, johon kuului alkumaljat ja pöytiin tarjoiltu illallinen. Kotipizzalaisille oli brändätty valokuvauspiste, jossa he saivat käydä kuvauttamassa itsensä.

Paviljongin tuottaja aikataulutti illallisen ohjelman tarkasti, jolloin illallinen ja palkitsemisohjelma soljuivat sujuvasti eteenpäin.

Illan viihdykkeenä nähtiin ensin upea Jarkko Tamminen -show, kaikkine hahmoineen Kaija Koosta Käärijään. Iltaa kohti tunnelmaa nostatti dj ja pääesiintyjä Stig räjäytti tunnelman kattoon.

Paviljongin ammattilaiset olivat etukäteen hoitaneet juhlaväelle vielä kuljetukset jatkopaikkaan Jyväskylän keskustaan virallisille jatkoille, jotta ilta sujuisi loppuun asti mallikkaasti.

”Paviljongissa oli mukavaa järjestää tapahtuma, koska kaikki järjestelyt toimivat saumattomasti! Yhteyshenkilömme hoitivat kaiken erinomaisesti, Paviljongilta tuli hyviä ehdotuksia ja he ottivat hyvin huomioon Kotipizzan tarpeet tapahtuman osalta. Haluamme kiittää erityisesti myös tekniikkaa, joka onnistui haastavassa tehtävässään erinomaisesti. Paviljongin henkilökunta ja yhteyshenkilöt olivat tapahtuman ajan selvillä siitä, mitä tapahtuu seuraavaksi ja osasivat siten pitää tapahtuman kasassa. Lisäksi koko tapahtuman ajan vallitsi hyvä tunnelma sekä tekevällä tiimillä että osallistujilla!”

– Kotipizza Group, tapahtumatiimi

Asiakkaan mukaan yhteistyö Paviljongin kanssa sujui hyvin, vaikka viime hetken muutoksiltakaan ei vältytty ja muun muassa tila vaihtui vähän ennen tapahtumaa! Yllättävistäkin tilanteista selvittiin ammattitaidolla ja tapahtumalle asetetut tavoitteet saavutettiin.