Tietosuojaseloste

Jyväskylän Messut Oy:n markkinointirekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Päivitetty 20.12.2023

1. Rekisterin pitäjä

Jyväskylän Messut Oy
PL 127, 40101 Jyväskylä
info@jklmessut.fi
p. 014 339 8100
Y-tunnus: 0626505–0

2. Rekisterin nimi

Jyväskylän Messut Oy:n markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteiden hoitaminen, sähköinen suoramarkkinointi sekä tapahtumiin liittyvän informaation jakaminen.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös kyselytutkimuksiin.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Kun rekisteröity on osapuolena sopimuksessa, hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Rekisteröity voi myös antaa suostumuksensa sille, että hänen henkilötietojaan käsitellään. Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat tilanneet uutiskirjeen. Markkinointiviestien tilaamisen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen toiminnan yhteydessä. Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita. Suoramarkkinointia voidaan lähettää sellaisille rekisterinpitäjän potentiaalisille asiakkaille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä käsitellään edellä mainittujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja eli nimi ja sähköpostiosoite.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu seuraavista tietolähteistä:

• Suoraan rekisteröidyltä itseltään (uutiskirjeen tilauslomake, sähköinen rekisteröinti tapahtumiin, tarjouksen/sopimuksen teon yhteydessä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, yhteydenotoista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan)
• Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (internet, kaupparekisteri, Asiakastieto)
• Rekisteröidyn työnantajan edustajalta (yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt)

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei luovuteta tietoja.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Vain määrätyillä työntekijöillä ja järjestelmän toimittajalla on pääsy rekisterin tietoihin ja tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Järjestelmän tiedot sijaitsevat toimittajan palvelimilla. Konesalitilat ovat viimeisintä suunnittelua ja vastaavat hyvin korkean tason saatavuuden ja turvallisuuden vaatimuksiin. Tilat on lähtökohtaisesti rakennettu asiakkaiden liiketoimintakriittisille palvelimille ja sovelluksille, ja ne täyttävät IT-ympäristöille asetetut korkeimmat standardit.

11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterin pitäjään tiedon korjaamiseksi.

13. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.