Tietosuojaseloste

Jyväskylän Messut Oy:n yritysasiakasrekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Päivitetty 20.12.2023

1. Rekisterin pitäjä

Jyväskylän Messut Oy
PL 127, 40101 Jyväskylä
info@jklmessut.fi
p. 014 339 8100
Y-tunnus: 0626505–0

2. Rekisterin nimi

Jyväskylän Messut Oy:n yritysasiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä sähköinen suoramarkkinointi ja asiakasdatan profilointi myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Kun rekisteröity on osapuolena sopimuksessa, hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen toiminnan yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita. Suoramarkkinointia voidaan lähettää sellaisille rekisterinpitäjän potentiaalisille asiakkaille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, edellä mainittujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Yritys ja asema
• Yrityksen osoite- ja perustiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu seuraavista tietolähteistä:

• Suoraan rekisteröidyltä itseltään (tarjouksen/sopimuksen teon yhteydessä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, yhteydenotoista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan)
• Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (internet, kaupparekisteri, Asiakastieto)
• Rekisteröidyn työnantajan edustajalta (yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt)

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa alihankkijoille, joita käytetään palvelun tarjoamiseksi asiakkaalle.

Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa on tehty käsittelystä kirjallinen tietojenkäsittelysopimus, jolla varmistetaan, että palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Vain määrätyillä työntekijöillä ja järjestelmän toimittajalla on pääsy rekisterin tietoihin ja tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterin pitäjään tiedon korjaamiseksi.

13. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.